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Serienbriefe

Wie Sie einen Serienbrief mittels Calc und Writer erstellen

zur Verfügung gestellt durch
das OpenOffice.org Dokumentations-Projekt

Inhaltsverzeichnis

  1. Erzeugen einer Quelldatei

  2. Erzeugung einer Formatvorlage

  3. Verknüpfen der Datenbank Quelldatei mit der Formatvorlage

  4. Kniffe für die Gestaltung der Formatvorlage

  5. Mitwirkende

Erzeugen einer Quelldatei

Um einen Serienbrief in OpenOffice.org zu erstellen, erzeugen Sie zunächst eine Datenquelle aus einem Kalkulationsblatt.

Legen Sie hierzu eine Tabelle an, indem Sie in der Menüzeile Neu - Tabellendokument anklicken. Wählen Sie als Spaltenüberschriften die entsprechenden Platzhalter (z. B. Name, Straße, Ort, ...) und tragen Sie in die entstandenen Spalten die benötigten Daten ein.

Wenn Sie Ihr Kalkulationsblatt mit den Daten vervollständigt haben, wählen Sie Datei - Speichern, um Ihre Daten im Calc-Format „sxc“ zu speichern. Vergeben Sie einen beliebigen Dateinamen, lassen die Datei aber geöffnet.


Abbildung 1: Dialog "Datenquellen verwalten"


Wählen Sie Im Menü Extras - Datenquellen...

Auf der linken Seite, können Sie möglicherweise bereits erzeugte und registrierte Quelldateien sehen. Suchen Sie jetzt Ihre Quelldatei und definieren sie als Datenquelle.

Mit dieser Methode können Sie unter “Datenquellen-URL“ auch andere Datenquellen (z. B. Adressbuch) auswählen und für Ihren Serienbrief verwenden.

Erzeugen einer Formatvorlage

Ihre registrierten Datenquellen werden am Bildschirm angezeigt und Sie können nun diejenige auswählen, mit der Sie arbeiten wollen:

Für Linux-Anwender (z.B. unter KDE) und als Alternative:

Gehen Sie im Menü Einfügen auf Feldbefehl und wählen Sie Andere.... Wählen Sie dort die Karteikarte „Datenbank“ und dann „Serienbrieffeld“. Jetzt erscheint auf der rechten Seite Ihre Datenquelle. Drücken Sie das kleine Plus links neben Ihre verwendeten Datenquelle und „Tabelle 1“ erscheint. Jetzt betätigen Sie das kleine Kreuz links neben „Tabelle 1“ und Ihre in der Quelldatei verwendete Spaltenüberschrift erscheint. Setzen Sie den Cursor an die Stelle in der Formatvorlage neben den Platzhalter (*), an der Sie die Spaltenüberschrift setzen wollen. Wählen Sie den gewünschten Feldnamen und drücken Sie „Einfügen“ im geöffneten Dialog „Feldbefehle“.


Abbildung 4: Datensatz als Feldbefehl einfügen



Abbildung 5: Beispiel für einen Feldbefehl

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Felder, die Sie angelegt haben. Wechseln Sie die Zeilenposition, um die anderen Adressfelder an der richtigen Position einzufügen.

Wenn Sie alle Felder eingegeben haben, sind Sie bereit für die Verknüpfung.

Verknüpfung der Quelldatei mit der Formatvorlage

Jetzt ist Ihr Serienbrief fertig und Sie können ihn ausgeben.


Abbildung 7: Werkzeugleiste „Datenquellen“


Auf der Symbolleiste des Bildschirms ihrer Datenbank-Quelldatei, zeigt das vorletzte Symbol vier Briefe. Klicken Sie es an um das den Dialog „Serienbrief“ zu erhalten:


Abbildung 8: Dialog "Serienbrief"


Sie erhalten ein neues Fenster.

OpenOffice.org stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, den Serienbrief zu drucken, in eine Datei auszugeben oder als E-Mail zu versenden. Wählen Sie die passende Einstellung, mit der Sie die Datensätze ausgeben wollen. Wenn Sie „Datei“ wählen, wie in unserem Beispiel, müssen Sie ein Verzeichnis für die zu erzeugenden Dateien angeben. Klicken Sie dazu auf das Symbol mit den drei Punkten auf der rechten Seite des Textfeldes „Pfad“. Dann können Sie ein Verzeichnis wählen.

Dort wird pro Datensatz eine Datei erzeugt. Die Dateien heißen <Dateiname>0, <Dateiname>1 usw. Sie können der Datei einen beliebigen Namen geben, entsprechend jedes beliebigen Feldes Ihrer Datenquelle. Wählen Sie dazu ein Feld aus der Liste „Datenbankfeld“ aus. Wollen Sie einen Namen Ihrer Wahl vergeben, klicken Sie „Manueller Vorgabe“ an.

Nun ist der Vorgang beendet!

Kniffe für die Formatvorlagengestaltung

Sie werden sich fragen, ob das Ergebnis bei der Verwendung dieser Methode perfekt ist. Sind alle Namen in der gewünschten Zeile enthalten? Gibt es Lücken in einem Feld? Wie können Sie Leerzeilen vermeiden, wenn einige Adressen nur eine Zeile, andere zwei Zeilen benötigen? Dies sind nur einige der Fragen, die wir nachfolgend beantworten wollen.

Wie können Sie die Reihenfolge der Feldnamen in Ihrer Formatvorlage kontrollieren?

Sie können die Daten in Ihrem Dokument anzeigen, bevor Sie Sie versenden.


Abbildung 9: Werkzeugleiste „Datenquellen“


Um dies zu erreichen, öffnen Sie im Menü Ansicht - Datenquellen oder drücken Sie <F4>. Werfen Sie nun einen Blick auf die Werkzeugleiste „Datenquellen“.

Das dritte Symbol auf der rechten Seite nennt sich „Daten in Felder“.

Wählen Sie einen Datensatz aus und klicken Sie auf das Symbol, um die Felder Ihrer Vorlage durch die Daten des angewählten Datensatzes zu ersetzen.

Sie können den Vorgang so oft wie nötig (mit den unterschiedlichen Datensätzen) wiederholen, um die Seitengestaltung zu kontrollieren und Ihre Formatvorlage so anzupassen, dass alle Adressen korrekt angezeigt werden.

Sie müssen die Datensätze nicht wieder anwählen, nachdem Sie mit der Überprüfung fertig sind.

Wie löschen Sie Leerzeilen im Adressfeld?

Angenommen in unserer Vorlage enthält das Feld „TEL-NR_2“ keine Daten.


Abbildung 10: Beispiel einer Feldbedingung


Setzen Sie den Cursor vor das Feld „TEL-NR_2“ in Ihrer Formatvorlage. Drücken Sie die Tastenkombination <Strg>-<F2> um das Dialogfenster der Felder zu öffnen.

Klicken Sie das Blatt „Funktionen“ an .

Wählen Sie den Befehl „Versteckter Absatz“ und geben Sie in dem Bedingungsfeld nicht(Feldname) ein. In unserem Beispiel ist das nicht(TEL-NR_2). Dann drücken Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“ um Ihre Funktion auf das Dokument anzuwenden.

Mitarbeiter

Autor : Sophie Gautier

deutsche Übersetzung: RPK-Kempten

Korrektur gelesen: Andreas Mantke

André Schnabel

letzte Änderung: 08.11.02

Kontakt : OpenOffice.org Documentation Project documentation.openoffice.org

OpenOffice.org deutschsprachig de.openoffice.org

Danke an: alle Mitwirkenden an dieser Übersetzung